In dit reglement is vastgelegd welke persoonsgegevens, voor welk noodzakelijk gebruik door de Volkstuinvereniging Welschap, worden vastgelegd en welke maatregelen zijn genomen binnen het kadervan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

BEGRIPPEN

  • Onder vereniging wordt verstaan de Volkstuinvereniging Welschap, zoals omschreven in de Statuten van de vereniging.
  • Onder bestuur wordt verstaan de personen die in een jaarvergadering uit de leden zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel.
  • Onder leden wordt verstaan de personen die zijn toegelaten tot het lidmaatschap van de vereniging, alsmede de kandidaat-leden, zoals omschreven in de Statuten van de vereniging.
  • Onder persoonsgegevens wordt verstaan de gegevens die zijn opgenomen in de bijlage van dit
    reglement.

PERSOONSGEGEVENS

  • de algemene communicatie met de leden in het kader van de activiteiten van de vereniging;
  • het beschikbaar stellen van volkstuinen om de beoogde activiteit uit te kunnen voeren;
  • het leveren van diensten aan de leden in het kader van de activiteit.

De verkregen gegevens worden beheerd in geautomatiseerde bestanden op personal computers. Daarbij wordt gebruik gemaakt van MS-Office software, in het bijzonder Word, Excel en Access.

De bestanden zijn gegroepeerd in een tweetal te onderscheiden administraties:

  • de ledenadministratie, waarin opgenomen de NAW-gegevens van de leden en de kandidaat-leden;
  • de financiële administratie waarin vorderingen/schulden en bijbehorende betalingen en de
    ontvangsten van de vereniging worden beheerd.

In de bijlage is aangegeven welke gegevens in welke administratie voorkomen. Voor gegevens die in beide administraties voorkomen, is aangegeven wat de bron is.

BEHEERDERS EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

De administraties worden gevoerd door de volgende bestuursleden:

  • de secretaris voert de ledenadministratie;
  • de penningmeester voert de financiële administratie.

Zij beheren de onderliggende gegevensbestanden. Dat beheer omvat:

  • het invoeren, aanpassen en verwijderen van gegevens;
  • het maken van back-ups;
  • waar nodig, het beschikbaar stellen van de brongegevens aan de andere administratie.

De beheerders zien erop toe dat:

  • de persoonsgegevens, in welke vorm dan ook, niet worden verstrekt aan eigen leden of derden. De persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met overige bestuursleden;
  • de bestanden beheerd worden in een met een virusscanner goed beveiligde omgeving met
    automatische updates;
  • de gegevensuitwisseling tussen de administraties, waar nodig, plaats vindt via een goed beveiligde omgeving, bijvoorbeeld via een USB versleuteld en/of voorzien van een wachtwoord of via een goed beveiligde via het internet gekoppelde externe omgeving;
  • van de bestanden regelmatig een back-up wordt gemaakt op een externe vaste schijf welke is
    gekoppeld aan de computer of in een goed beveiligde via het internet gekoppelde externe omgeving.

BEWAARTERMIJNEN

Alle persoonsgegevens in de ledenadministratie worden nadat een lid zijn lidmaatschap heeft beëindigd, verwijderd uit de ledenadministratie.
Alle persoonsgegevens in de financiële administratie blijven, zoals alle andere gegevens in de financiële administratie, gedurende zeven kalenderjaren beschikbaar.

RECHTEN VAN DE LEDEN EN KANDIDAAT-LEDEN

Een lid of kandidaat-lid heeft het recht het bestuur van de vereniging te vragen welke persoonsgegevens van hem in de bestanden zijn opgenomen. De vereniging zal op dit verzoek, schriftelijk of per e-mail, binnen vier weken reageren. Vervolgens kan het lid de vereniging verzoeken de gegevens aan te vullen of te verbeteren.

ALGEMENE VERENIGINGSCOMMUNICATIE

De algemene verenigingscommunicatie zoals nieuwsbrieven en aankondigingen voor de Algemene Ledenvergadering, zal geschieden per brief of per e-mail.

INSCHRIJVING GEÏNTERESSEERDEN

Indien iemand lid wilt worden van de vereniging, vragen wij deze geïnteresseerde een inschrijfformulier in te vullen. Door het invullen en versturen van dit formulier gaat de geïnteresseerde akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens in de bijlage van dit reglement. Het formulier zal verwijzen naar dit reglement.

INSCHRIJVING NIEUWE LEDEN

Indien iemand lid wordt van de vereniging, zal met dit nieuwe lid een overeenkomst worden opgesteld en door het nieuwe lid worden ondertekend, waarbij het nieuwe lid akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens in de bijlage van dit reglement. De overeenkomst zal verwijzen naar dit reglement.

FOTO’S

Bij activiteiten van de vereniging kunnen foto’s of video-opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal kan eventueel gebruikt worden voor het jaarverslag, een nieuwsbrief, de website of een presentatie. Een persoon die op één van die beelden herkenbaar voorkomt kan aangeven geen prijs te stellen op publicatie. De wens van deze persoon zal worden gehonoreerd.

GELUIDSOPNAMES

Geluidsopnames van jaarvergaderingen of bestuursvergaderingen zijn, na uitdrukkelijke toestemming van de deelnemers bij aanvang van de vergadering, mogelijk. Zij dienen echter uitsluitend ter ondersteuning van de verslaggeving en worden na vaststelling van het verslag vernietigd.

PRIVACY BELEID VERENIGING

Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering kan door de aanwezige leden aandacht worden gevraagd over het privacy beleid van de vereniging, zoals geformuleerd in dit reglement. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn dan zal het bestuur daarmee op gepaste wijze omgaan.

DATALEK

Bij een eventuele datalek zullen de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van de rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (artikel 33.1 AVG).
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie
bijhouden.

FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING

Als vereniging zijn wij vrijgesteld van genoemde functionaris. De secretaris is het aanspreekpunt voor alle zaken betreffende de toepassing van de AVG en de uitvoering van dit reglement.

BIJLAGE PERSOONSGEGEVENS

AANMELDFORMULIER GEÏNTERESSEERDE

Personen die lid willen worden van de Volkstuinvereniging Welschap kunnen dit kenbaar maken door het aanmeldformulier in te vullen en op te sturen naar het bestuur.

  • In te vullen gegevens: voornaam, achternaam, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.
    Daarnaast wordt aan de geïnteresseerde gevraagd iets over zichzelf te vertellen, welke ervaring de geïnteresseerde heeft met tuinieren, wat de reden van inschrijving is, hoe vaak de geïnteresseerde denkt aanwezig te kunnen zijn op de tuin en of de geïnteresseerde bereid is om mee te helpen aan werkzaamheden voor de vereniging.
  • Grondslag: toestemming van de geïnteresseerde. Het formulier vermeldt dat de ingevulde gegevens worden verwerkt in de administratie.
  • Doel: de gegevens zijn bedoeld om te kunnen communiceren met de geïnteresseerde, alsmede om te bepalen of een geïnteresseerde in aanmerking komt voor het toelaten tot het lidmaatschap van de vereniging.
  • Ontvangers: het bestuur.
  • Bewaartermijn: indien een geïnteresseerde door het bestuur is afgewezen als kandidaat-lid, zullen diens gegevens uiterlijk 31 december van het lopende kalenderjaar worden verwijderd. Indien een geïnteresseerde door het bestuur op de wachtlijst is geplaatst als kandidaat-lid, zullen diens gegevens bewaard blijven gedurende de periode dat de kandidaat op de wachtlijst staat. Indien een kandidaat-lid van de wachtlijst wordt gehaald, zullen diens gegevens uiterlijk 31 december van het lopende kalenderjaar worden verwijderd.

OVEREENKOMST MET NIEUWE LEDEN

Met personen die door het bestuur zijn toegelaten tot het lidmaatschap van de vereniging, zal een
overeenkomst worden opgesteld.

  • Bron: aanmeldformulier geïnteresseerden.
  • In te vullen gegevens: titel (Dhr./Mevr.), voornaam, achternaam, woonadres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast wordt ingevuld het type lidmaatschap (huurder of medetuinier), alsmede mét wie of bíj wie het lid tuiniert. Van het nieuwe lid wordt gevraagd zich te identificeren. Van een rijbewijs, paspoort of ID kaart wordt geen kopie gemaakt.
  • Grondslag: overeenkomst. De gegevens worden gebruikt om een huur- of lidmaatschapsovereenkomst op te stellen. De overeenkomst vermeldt dat de gegevens worden verwerkt in de administratie. Door het tekenen van de overeenkomst geeft het nieuwe lid toestemming diens gegevens te verwerken in de ledenadministratie.
  • Doel: de gegevens zijn bedoeld om te kunnen communiceren met het lid.
  • Ontvangers: het bestuur (de secretaris die verantwoordelijk is voor de ledenadministratie).
  • Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien de overeenkomst wordt beëindigd, zullen de gegevens nog 2 jaar na datum beëindiging worden bewaard.

LEDENADMINISTRATIE

Elk lid dat door het bestuur is toegelaten tot het lidmaatschap wordt opgenomen in de ledenadministratie.

  • Bron: overeenkomst.
  • In te vullen gegevens: titel (Dhr./Mevr.), voornaam, achternaam, woonadres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast wordt ingevuld het type lidmaatschap (huurder of medetuinier), alsmede mét wie of bíj wie het lid tuiniert.
  • Grondslag: overeenkomst.
  • Doel: de gegevens zijn bedoeld om te kunnen communiceren met het lid.
  • Ontvangers: de secretaris die verantwoordelijk is voor de ledenadministratie.
  • Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien de overeenkomst wordt beëindigd, zullen de gegevens nog 2 jaar na datum beëindiging worden bewaard.

FINANCIËLE ADMINISTRATIE

Van elk lid dat door het bestuur tot het lidmaatschap is toegelaten zullen ontvangsten van dit lid en betalingen aan dit lid worden opgenomen in de financiële administratie.

  • Bron: ledenadministratie.
  • Grondslag: overeenkomst.
  • Doel: de gegevens zijn bedoeld om facturen toe te sturen naar leden van de vereniging en om betalingen door het bestuur aan leden te verrichten.
  • Ontvangers: de penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie.
  • Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien de overeenkomst wordt beëindigd, zullen de gegevens nog 7 jaar na datum beëindiging worden bewaard.

AANGIFTE DOOR BESTUUR BIJ AUTORITEITEN

Het kan voorkomen dat het bestuur aangifte doet bij de politie of bij andere autoriteiten. De aangifte
betreft dan een doen of nalaten van een ingeschreven lid of van een ex-lid of een doen of nalaten van een persoon die is verwant aan een ingeschreven lid of een ex-lid.
Indien de autoriteiten hierom verzoeken, zal het bestuur persoonsgegevens en andere gegevens
doorgeven, waarbij de grondslag een wettelijke verplichting betreft. Naast persoonsgegevens kunnen dit ook zijn: gemaakte foto’s of opgenomen beelden met de camera’s en gevoerde correspondentie.